C’est le ton qui fait la musique

Door: Rob Koning

Als partij die regelmatig organisaties assisteert bij reviews merk ik een gewijzigde attitude van de reviewende partij.

Hoewel het vaak allervriendelijkst begint, in de trend van: “wij gaan u helpen inzicht te krijgen in uw licentiepositie”, verandert de toon al gauw wanneer de aangeschreven organisatie reageert met: “prima, maar niet nu meteen, we hebben veel projecten lopen en onze reguliere werkzaamheden moeten ook doorgaan”. In veel gevallen wordt dan gereageerd dat uitstel leidt tot het schenden van de verplichtingen uit de overeenkomst. Een van die verplichtingen is namelijk het opleveren van het aantal in gebruik zijnde licenties.

Vooropgesteld: een organisatie moet gewoon aan zijn verplichtingen voldoen en de gevraagde aantallen op de daarvoor bestemde telmomenten aanleveren. Dit staat echter los van de noodzaak om een review overhaast te starten en af te ronden. Ook de organisatie die gereviewd wordt is gebaat bij een dergelijk onderzoek. Zo is een goede dekkingsgraad, de verhouding tussen de aanwezige apparaten en de geïnventariseerde apparaten, van groot belang om een betrouwbare weergave van de werkelijkheid te kunnen maken.

De softwareleverancier of -reviewer realiseert zich niet altijd dat voor de correcte beantwoording van een ogenschijnlijk eenvoudige vraag, soms intern veel stappen gezet moeten worden en dus tijd nodig is.
Vanuit de reviewer, meestal op aangeven van de softwareleverancier, wordt de druk opgevoerd om materiaal overhaast aan te leveren. Dit is helemaal het geval wanneer het einde van het kwartaal of het einde van het boekjaar in zicht is.

Naast een verandering in de toon van een review, zie ik een verandering in intensiteit. Was er voorheen een duidelijk onderscheid tussen reviews en audits, uitgevoerd door extern aangestelde accountants, is de huidige aanpak bij reviews nauwelijks te onderscheiden van die van een audit. Voorheen was het primaire doel van een review om organisaties inzicht te geven in hun softwaregebruik. Daarbij werd er ook gekeken naar het onbedoeld schenden van de complexe licentieregels en werd een organisatie in de gelegenheid gesteld dit te corrigeren. Nu is er maar een doel: het aftikken van de tekorten!

Belangrijk is om met z’n allen te beseffen dat de softwareleverancier natuurlijk het recht heeft om te controleren of een organisatie ook voor het bewust gebruik van deze software betaalt, de reviewende partij de ruimte moet krijgen om dat te onderzoeken, maar een organisatie een dergelijke review wel moet kunnen inpassen in de dagelijkse werkzaamheden en soms onbedoeld software verkeerd heeft ingezet. Als we vervolgens gezamenlijk naar oplossingen zoeken, is dat voor alle partijen een stuk efficiënter. Een dergelijke houding met respect voor elkaars rol levert dan voor iedereen tijd en geld op.

Bij ons hebben een aantal medewerkers er een dagtaak aan om de licentieregels van een beperkt aantal leveranciers bij te houden. Het is dan ook niet vreemd dat het bij organisaties soms fout gaat met de interpretatie van die regels. Schakel daarom een onafhankelijke partij in om je organisatie bij deze niet alledaagse klus te ondersteunen. Dat hoeft niet altijd LCxp te zijn, maar dat mag natuurlijk wel. Laten we het in ieder geval tijdens een review een beetje vriendelijk houden. Het is immers de toon die de muziek maakt!




« Terug naar het overzicht