Casestudie 1: 2de hands licenties, grote risico’s

Door: Kevin Pastor

“LCxp ondersteunt u en uw organisatie in het transparant maken van deze kansen tijdens een proces waarbij risico’s worden vermeden en de kansen ten volle worden benut.”  

Een gespecialiseerde zorginstelling in het oosten van het land maakte tot twee jaar geleden gebruik van een huurovereenkomst (Enterprise Subscription Agreement) van Microsoft. De zorginstelling betaalde 500K per jaar aan de huur van deze licenties. De zorginstelling is in contact gekomen met een algemene inkooporganisatie. In samenwerking met deze niet gespecialiseerde inkooporganisatie is de licentieomgeving doorgelicht en is er geadviseerd onderzoek te doen naar 2de hands licenties.

Vervolgens is er contact gekomen met een Nederlandse aanbieder van 2de hands software en licenties. In een gebundeld advies van deze inkoopadviseur en reseller van 2de hands licenties is er een oplossing boven tafel gekomen die er als volgt uit zag:

Benodigde Licenties met Software Assurance, die niet 2de hands aangekocht konden worden, werden gekocht binnen het licentieprogramma Microsoft Open License. (Dit is onnodig kostbaar aangezien zorginstellingen standaard recht hebben op financieel interessantere licentieprogramma’s)

Overige licenties; Office, Windows Server, Windows Server Cals, Exchange Server Cals, Terminal Server Cals, etc. werden aangeschaft op de markt voor 2de hands licenties. Orderwaarde +/- €700.000.

Microsoft heeft in de nasleep van de afhandeling van de bovenstaande bestellingen een officiële audit aangekondigd bij het zorgbedrijf en deze werd uitgevoerd door een hiervoor door Microsoft geautoriseerd accountancy kantoor. Tijdens een audit dient de klant alle aangeschafte en lopende licentiecontracten te delen. De eindgebruiker van de software is te allen tijde verantwoordelijk voor het rechtmatig gebruik van de software. De gegevens van de 2de hands licenties waren echter niet boven tafel te krijgen. Ondanks dat de gegevens hiervan bij een notariskantoor opgeslagen zouden zijn. Het vrijgeven van deze licenties werd door de reseller van 2de hands licenties tegengehouden. Via de gebruikte licentie keys is uiteindelijk achterhaald welke licenties en aantallen er waren aangeschaft voor de eerder genoemde € 700.000. Als voorbeeld bleek dat er uiteindelijk geen 1400 Office licenties waren aangeschaft maar slechts 1. De aangekochte 2de hands licenties hadden een totale waarde van nog geen € 3.000.

Vervolg Casestudie 1; 2de hands licenties, grote risico’s

Het zorgbedrijf is tijdens de audit een samenwerking aangegaan met LCxp. Samen zijn we de strijd aangegaan richting de verschillende eerdere adviseurs. Tegelijkertijd zijn we gestart met een interne audit, de discussie aangegaan met de accountant en de dialoog met Microsoft. De 2dehands software reseller heeft zijn B.V leeggehaald en is failliet verklaard. Procedures tegen de personen achter deze partij lopen nog steeds. Het inkoop adviesbureau heeft haar facturen moeten crediteren aan de zorginstelling. De zorginstelling heeft in samenwerking met LCxp de meest optimale licentieoplossing boven tafel gekregen. Er zijn geen boetes betaald voor incompliancy en de licentie oplossing is gebaseerd op de huidige en toekomstige behoefte van de klant.




« Terug naar het overzicht