De duurste medewerker van je organisatie 

De duurste medewerker van de organisatie

Wie is de duurste medewerker van de organisatie?

Heel vaak wordt gekeken naar de salarissen en arbeidsvoorwaarden van medewerkers maar niet naar de functies die zij bekleden. Waar zijn de medewerkers verantwoordelijk voor? Waar mogen ze geld aan uitgeven? Er is geen controle, dit is iets om heel nerveus van te worden.

LCxp komt zo vaak situaties tegen, waarin tegen alle gezond verstand in, beslissingen worden genomen door onwetendheid. Dat deze medewerkers vaak ook nog eigenwijs zijn en er mee wegkomen is nog veel erger. We zien dit overal, maar met name in de zorg. En de vraag is dan altijd: als het ons eigen geld was, zouden de betrokken medewerkers dan dezelfde beslissingen nemen? En natuurlijk is dit makkelijk om te roepen, maar we hebben inmiddels legio voorbeelden, waarbij dit aan de orde is.

Hieronder bespreken wij 2 (twee) voorbeelden die wij in de praktijk zijn tegengekomen. Toeval wil (of wat is toeval) dat beide voorbeelden zich in de semi-overheid en zorg bevinden:

1.     Semioverheidsinstelling verkwist 2,25 miljoen  vanwege relatie met account manager

Dit voorbeeld gaat om een semi-overheidsinstelling in het noorden van het land. Bijna elke burger heeft er wel mee te maken (we noemen geen namen). Hier speelde een renewal van een grote software overeenkomst. Contractwaarde was +/- € 900K per jaar, dus € 2,7 miljoen over 3 jaar.

Op alle bestelde producten zat onderhoud (dit geeft je o.a. recht op de laatste versies). De houding van de IT afdeling was hier heel conservatief. Zij waren van mening dat dit onderhoud op alle producten benodigd was. LCxp heeft uitgezocht welke rechten ze nodig hebben, wat de toekomstige upgrade cyclus gaat zijn en wat de verdere wensen en eisen zijn. Dit wordt in zogenaamde roadmap sessies besproken.

Heel vaak is de technische roadmap nog niet helemaal helder, maar door ons jarenlange ervaring kunnen we wel een aanname doen. Het gaat erom dat alle beslissingen goed worden onderbouwd. Als je  later terugkijkt dan moet je kunnen zeggen dat je op basis van de toen beschikbare informatie en kennis de juiste beslissing hebt genomen.

Bij deze organisatie hebben we het gehele traject doorlopen: de ist-situatie bepaald, roadmap sessies gehad en verschillende scenario’s ontwikkeld. Wij maken altijd een 1 op 1 verlengingsvoorstel (wat kost het als je klakkeloos verlengd?), daarnaast werken we alternatieve scenario’s uit.  Het 1 op 1 scenario kwam uit op €900K per jaar, maar het financieel aantrekkelijkste alternatief kwam uit op € 150K per jaar,  zonder enkele concessies te hoeven doen aan compliance of technische innovatie of aantallen of wat dan ook. Het verschil tussen beide scenario’s was over 3 jaar gemeten: €2,25 miljoen, er lagen twee gelijkwaardige voorstellen, maar met een enorm prijsverschil. Toen moest er een beslissing worden genomen…

Relatie tussen klant en softwarefabrikant kostte ruim €2 miljoen

Dit is een goed voorbeeld waar verkeerde besluiten werden genomen.  Men keek niet naar de harde feiten en financiële cijfers maar naar de relatie met de fabrikant, die werd in dit geval net zo belangrijk gevonden, dat men toch maar besloot om de 1 op 1 verlenging te doen. Dus de waarde van de account manager is in dit geval vastgesteld op €2,25 miljoen over 3 jaar. Nou 1 ding kunnen wij zeggen: geen enkele accountmanager van een softwarefabrikant is dit waard. Zeker niet als je inziet dat de omloopsnelheid van de gemiddelde AM 2 jaar is.

Software fabrikanten zijn leveranciers, geen vrienden

Klanten denken nog altijd dat een goede relatie heel belangrijk is en dat de software fabrikant jouw vriend is. Nou dat is hij niet. De fabrikant heeft maar 1 doel: zo snel mogelijk zoveel mogelijk geld van de klant richting fabrikant zien te krijgen. In dit geval hoefde de fabrikant er niets voor te doen. Een schande, dat dit soort beslissingen genomen kunnen worden en dat hier verder geen controle op is. In dit geval gaat het ook nog eens om belastinggeld…en wij weten zeker, dat als het geld van de betreffende medewerker zelf was geweest, hij hele andere beslissingen had genomen…door dit soort domme beslissingen worden de betreffende medewerkers vanzelf de duurste medewerker van de organisatie…

2.      Onnodige angst en onzekerheid voor alternatief inkoopmodel

Dit voorbeeld gaat over een alternatieve manier van inkopen van software. Vanzelfsprekend moeten wij bij onze adviezen altijd de compliance in de gaten houden. We kunnen nooit een klant incompliant achterlaten. De betreffende klant had een huurovereenkomst (dit is altijd inclusief onderhoud) afgesloten met  een grote software fabrikant. In dit geval was onderhoud overbodig omdat het geen enkele zin had om naar de laatste versies over te gaan. Simpelweg omdat de meeste EPD’s dit niet vereisen of zelfs niet kunnen en er ook voor het werk geen enkele noodzaak is om naar een laatste versie te gaan. In dit specifieke geval ging het met name over de Office producten en dit is ook heel eenvoudig te begrijpen. Microsoft heeft 2 cashcows: Office en SQL. Nu is het voor SQL meestal wel raadzaam, dan wel noodzakelijk om Software Assurance (SA) in te kopen, het zogenaamde onderhoud, terwijl dit voor Office heel vaak niet nodig is.

In dit specifieke geval was dat ook aan de orde. Hier zijn ook weer twee voorstellen gemaakt: de 1 op 1 verlenging (wat de fabrikant en de partner natuurlijk willen) en een alternatief scenario.

Als alternatief zijn 2e hands Office licenties aangeboden. Sinds 2012 is het officieel bevestigd door het Europese Hof, dat 2e hands licenties mogen worden doorverkocht. **Dit mocht altijd al, alleen de software fabrikanten bleven zich er tegen verzetten en daardoor was er een officiële uitspraak nodig. Deze is er gekomen en heeft dus elke twijfel weggenomen, zou je zeggen. Toch blijven veel organisatie hier aan twijfelen, mede door de FUD (Fear, Uncertainty and Doubt) strategie van de fabrikanten. Te veel klanten laten zich door oneigenlijke argumenten onder druk zetten en nemen zo domme beslissingen. In dit geval  waren de 2e hands Office licenties een veel betere keuze. Je krijgt exact hetzelfde, maar voor een veel betere prijs. In het geval van software, betekent 2e hands niet zo goed als nieuw, maar helemaal nieuw…dus je loopt hier geen risico. Het enige risico dat je loopt is dat je langer dan een jaar met deze software moet doen, want dat is ongeveer het break-even punt.

Migratie naar de cloud door pressie vanuit de fabrikant

Daarnaast dacht deze organisatie op basis van oneigenlijke argumenten dat ze een cloud-contract moesten afsluiten en gooide daarmee €1,2 miljoen weg. €1,2 miljoen zorggeld…en iedereen klaagt dat er te weinig geld naar de zorg gaat. Nou, als het beschikbare geld door de achterdeur naar de grote fabrikanten gaat (wat totaal onnodig is), dan begrijpen wij wel dat er geen geld meer voor handen is voor de zorg zelf. Dit is iets waar wij dagelijks tegen aan lopen. En dit gebeurt overal, in de zorg, bij overheden, bij semi-overheden maar ook bij “gewone” bedrijven…

Laat u eerst onafhankelijk adviseren door experts en bespaar veel geld

Wij zijn er voor om te zorgen dat bedrijven en instellingen de juiste keuze kunnen maken. Wij halen alle FUD en onzin uit de scenario’s, zodat iedereen op basis van de volledige informatie de juiste keuze kan maken. In sommige gevallen gebeurt dit door levering van 2e hands licenties , door het onderhoud niet te verlengen of het bijkopen van licenties. Hiermee wordt en blijf je compliant. Elke situatie is weer anders en wordt individueel bekeken. Hier is dus expertise voor nodig, die meestal niet voor handen is binnen organisaties. Hier is ook lef voor nodig en kracht, want je moet sterk zijn om alle druk te weerstaan. LCxp  kan je hierbij ondersteunen en middels een goede onderbouwing in staat stellen de juiste keuzes te maken.

**bron: Uitspraak in casus: Oracle vs. UsedSoft. https://www.recht.nl/nieuws/ict/archief/4ff34f95caf67f52906/hvj-eu-ruim-baan-voor-handel-in-tweedehands-software/