Kosten besparen op licenties: bepaal je eigen boodschappenlijstje

Veel organisaties, met name in de zorg en bij de overheid, maken op licentiegebied nog altijd keuzes die vooral in het voordeel uitvallen van de softwareleverancier. Ze betalen voor zaken die ze helemaal niet nodig hebben, ingegeven door angst, onzekerheid en twijfel maar ook simpelweg door de initiële opzet van deze markt. En dat is zonde, zeker in deze tijd.

Acht op de tien gemeenten in Nederland verwachten dit jaar een begrotingstekort, blijkt uit onderzoek van BDO. Het totale tekort bij Nederlandse gemeenten wordt voor 2021 geschat op 1,3 miljard euro. Rob Bouman, voorzitter van de branchegroep Overheid van het accountants- en advieskantoor, noemt het ‘een financiële veebrand’ en ‘een onhoudbare situatie’. Ook in de zorg, waar miljarden euro’s extra worden uitgetrokken om het coronavirus aan te pakken, zien we de tekorten snel oplopen. In Nederland is er sinds de uitbraak al 6,7 miljard euro extra beschikbaar gesteld voor de zorg – waar de budgetten toch al zwaar onder druk staan.

Besparingen doorvoeren is dus belangrijker dan ooit. Maar waarom gebeurt dit dan niet of nauwelijks op het gebied van softwarelicenties? Organisaties – met name in de zorg en bij de overheid – betalen volgens Marc Stuifzand, oprichter van LCxp in Nederland, nog vaak veel te veel voor hun softwaregebruik. “Dit komt door gebrek aan licentiekennis. Leveranciers maken dankbaar gebruik van de zogenaamde FUD-strategie.” FUD staat voor Fear, Uncertainty & Doubt, of wel angst, onzekerheid en twijfel in gewoon Nederlands. Volgens Stuifzand spelden leveranciers klanten op de mouw dat ze zo snel mogelijk over moeten stappen naar de meest recente versie van hun software, omdat ze anders handige nieuwe functies mislopen en kansen laten schieten. “Dat is natuurlijk onzin. Ik zie dat de meeste klanten betalen voor zaken die ze helemaal niet nodig hebben, ingegeven door die ‘fear-of-missing-out’. Ze focussen te veel op een korting die ze als een worst wordt voorgehouden, maar uiteindelijk betalen ze te veel voor dingen die ze in de praktijk nooit gaan gebruiken.”

Wij van wc-eend

De medeoprichter van LCxp moet hierbij vaak denken aan de bekende reclameslogan ‘Wij van wc-eend adviseren wc-eend’. De populaire slagzin ging na de reclamecampagne een eigen leven leiden als uitdrukking die wordt gebruikt wanneer een deskundige advies geeft dat in overeenstemming is met zijn eigenbelang. “Dit is zeker aan de orde in licentieland”, weet Stuifzand, waar klanten zich laten adviseren door de leveranciers zelf of hun resellers en systeemintegrators. “Die wereld is behoorlijk incestueus. Maar waar het op neerkomt, is dat klanten nog altijd denken dat de accountmanagers van de desbetreffende partijen hun vrienden zijn. En dat is natuurlijk onzin! Zij hebben hun eigen agenda en hun eigen targets die ze tegen elke prijs moeten halen. Dit staat geheel los van de doelstellingen die jij hebt als klant. En wie betaalt dit allemaal? Juist…de klant.”

De opkomst van cloud computing heeft de situatie niet verbeterd. “Niemand zat specifiek te wachten op de cloud. Maar er vond zo’n enorme push plaats vanuit de fabrikanten, inclusief prikkels vanuit resellers en enorme kortingen op het eerste contract, dat iedereen dacht dat het wel goed MOEST zijn. Maar… wie mij goed kan uitleggen wat het voordeel is van Office vanuit de cloud, beloon ik met een lekker flesje wijn. De fabrikant bepaalt nu wanneer welke update/upgrade gepusht wordt en je zit meteen aan een abonnement vast, waar je moeilijk vanaf komt.” Wat overigens niet wil zeggen dat Stuifzand tegen de cloud is. Hij ziet tal van oplossingen die met de cloud beter, eenvoudiger en goedkoper zijn dan on-premise-oplossingen. “Ik zeg alleen dat cloud nooit een doel op zich mag worden. Het moet slechts een middel zijn, dat je gaat helpen je eigen bedrijfsdoelstellingen te realiseren op de korte- en middellange termijn.”

2 miljoen euro down the drain

Als voorbeeld van een slechtdoordachte keuze over softwarelicenties noemt Stuifzand een ziekenhuis – waar hij de naam niet van zal noemen – dat er na drie jaar achterkwam dat er 2 miljoen euro ‘down the drain’ is gegaan. Dit bewuste ziekenhuis koos voor een all-you-can-eat-contract van Microsoft (M365E3) met alles erop en eraan. Het gaat om cloud-abonnementen waarbij je meteen vanaf het begin betaalt – ook als je het nog niet in gebruik hebt genomen. Kosten? Zo’n 200 euro per gebruiker per jaar, wat voor 3 jaar dus neerkomt op 600 euro per gebruiker. Dit ziekenhuis zat op een combinatie van Office 2010-2013 en wilde migreren naar Office 2016, wat eenmalig maximaal 150 euro per gebruiker kost. Dit scheelt dus 450 euro per gebruiker over 3 jaar. Als je dan weet dat er in dat ziekenhuis 5000 licenties nodig zijn, kom je uit op een verschil van 2,25 miljoen euro. “Hoeveel mensen had je voor dat bedrag wel niet aan kunnen nemen in tijden van een ernstig gebrek aan handjes aan het bed?”

Een andere case die hij aanstipt, is die van een middelgroot ziekenhuis. “Dat had ook zo’n mooi contract van Microsoft, maar liet zich wèl adviseren. We hebben samen gekeken waar de behoefte lag, voor nu en op middellange termijn.” Op basis daarvan is het complete contract opengebroken. Dit ziekenhuis is teruggegaan naar een on-premise-contract en is dus zonder verlies van functionaliteit 700.000 euro minder gaan betalen voor hetzelfde contract (compliant, met alle benodigde functionaliteit). Stuifzand: “Om dit voor elkaar te krijgen was alleen een onafhankelijke licentiespecialist nodig die aan de kant van de klant stond en niet aan de leiband van de fabrikant liep.”

Laat je goed adviseren

Koop dus niet zomaar wat de fabrikant adviseert, maar bepaal je eigen boodschappenlijstje. Bereid je goed voor en laat je adviseren door mensen die het snappen en 100% onafhankelijk zijn. Als klant doe je dit slechts eens in de drie jaar, dus het is begrijpelijk dat je het zelf niet weet – en dat moet je ook helemaal niet willen. “Wat je wel zeker wilt weten, is dat je – plat gezegd – niet om de tuin wordt geleid. Dus alleen daarom al is het de moeite waard om je goed te laten adviseren. Als je privé in de knoei zit, neem je toch ook een advocaat? En dan niet eentje die wordt aanbevolen en betaald door de tegenpartij. Dus beste mensen: word wakker! Er kan veel meer dan je denkt en we hoeven echt niet de rijkste bedrijven ter wereld verder te helpen”, stelt Stuifzand.

Lees meer over licenties in de zorg in een extra blog van Marc Stuifzand over: Licenties in de zorg en een overstap naar Office365 is niet noodzakelijk.

We laten je graag zien waar voor jou besparingen mogelijk zijn. Neem gerust vrijblijvend contact op met een onafhankelijke expert van LCxp.