Licentieoptimalisatie: enorme kostenbesparing voor Amarant

LCxp zet een mooi resultaat neer bij zorgverlener Amarant. Door licentieoptimalisatie is een gigantische kostenbesparing gerealiseerd en is er sprake van een stabiele Microsoft-omgeving. Wim Zuman vertelt over alle ins en outs van het project bij Amarant. Hij is niet alleen licentiespecialist bij LCxp, maar adviseert ook de klanten, maakt scenario’s en is zeer goed op de hoogte van de prijsstellingen.

LCxp is een vraagbaak en ondersteuning voor de klant. Begin 2016 begon de samenwerking tussen LCxp en Amarant. De insteek van LCxp was om de omgeving te optimaliseren. Op dat moment was er recent in de persoon van Peter Latenstein een nieuwe ICT-manager aangesteld bij de zorgverlener. De ICT-manager had volgens Zuman geen goed zicht op de situatie van de Microsoft licentiepositie. Verder kampte Amarant met verschillende problemen op het gebied van licenties. Veel gekochte licenties waren bijvoorbeeld verouderd. Techneuten bij Amarant wilden een aantal zaken upgraden en innoveren. “Maar ze wilden niet gelijk het vel over de neus getrokken zien worden. Daarin hebben wij geholpen bij de onderhandelingen met Microsoft”, legt Zuman uit.

Microsoft Licensing

Amarant had dus vooral te maken met verouderde licenties. Denk aan Office 2010 en Exchange 2010. Een directe upgrade naar Exchange 2019 was geen optie. Een tussenstap met Exchange 2016 was een vereiste. Door de pandemie kwam de stap naar de cloud in een stroomversnelling terecht. Door LCxp kreeg Amarant wel de mogelijkheid om op eigen tempo te innoveren. Amarant gaf aan wel gebruik te willen maken van de cloud. Met name Microsoft Teams, Multi-factor authenticatie en Microsoft Intune waren van groot belang.

Vervolgens begon voor LCxp een intensieve onderhandelingsperiode met Microsoft. “De oplossingen van Microsoft waren niet optimaal voor de situatie van de klant. Wij hebben gezegd dat het anders kon”, legt Zuman uit. Het team van LCxp gaf de voorkeur aan een mix van cloud en on-premise. Ruimte voor innovatie rondom de de cloud was er met Teams en Multi-factor Authenticatie. Voor de zorgmedewerkers is eenmalig Enterprise CAL aangeschaft, omdat Amarant nog gebruikt maakt van een on-premise Exchange omgeving. Dit was vele malen goedkoper dan de aanbieding van Microsoft die een combinatie van E1 en M365 F1 adviseerde voor die specifieke gebruikers.

Lagere licentiekosten

Door de schifting in licenties van Amarant is er een enorme kostenbesparing bewerkstelligd. “E1 kost 80 euro per jaar. Een EMS zit op hetzelfde. Een medewerker kost je dan al gauw 160 euro per jaar. Voor de zorgmedewerkers die gelimiteerd gebruik maken van de Microsoft Suites is gekozen voor een Enterprise CAL in combinatie met M365 F1. De jaarlijkse kosten hiervoor zijn €45 per jaar per gebruiker. Dit is een verschil van €115 per jaar voor 4.500 gebruikers. De keuze was daarom snel gemaakt. Het is het bewijs dat een onafhankelijke blik op licentieoptimalisatie altijd nodig is. Microsoft heeft zijn eigen roadmap waar het een klant heen wil brengen. Let hier dus goed op.

LCxp kijkt eerst naar wat de klant nodig heeft, biedt dan inzichten en vervolgens gaat het de onderhandelingen in. In dit specifieke geval waren de onderhandelingen tussen Microsoft en LCxp stevig. Zuman ziet dit als iets positiefs. In de markt denkt men dat stevig ingaan tegen Microsoft de onderlinge situatie verstoord. LCxp ziet dit anders. Door met kennis de stevige onderhandelingen in te gaan, versterk je juist de onderlinge band.

Onafhankelijk advies licentieoptimalisatie

LCxp neemt iedereen mee in het gehele verhaal. Hierdoor is de hele organisatie bijgepraat en op de hoogte. De raad van bestuur ondersteunt de IT-manager en zijn visie. “Dat maakt onze onderhandelingspositie naar Microsoft toe nog sterker.”

Zuman kijkt met een goed gevoel terug op de behaalde resultaten. De onderhandelingen met Microsoft leverden precies op wat hij en zijn team wilden. Er is niet alleen een kostenbesparing ten opzichte van de voorgaande drie jaren gerealiseerd. Ook is Amarant ‘in control’. Amarant kan nu innovatieve stappen maken, zonder dat het bepaalde migraties binnen een maand of twee moet doen. “Het gebruik van Cloud groeit, maar dat is ook de bedoeling. Het is belangrijk dat je kijkt naar wat een klant echt nodig heeft en waar hij naartoe wil.”

De goede samenwerking tussen LCxp en Amarant duurt voort.

Benieuwd wat LCxp voor jouw organisatie kan betekenen op het gebied van licentieoptimalisatie? Neem dan contact met ons op voor vrijblijvend advies.