Overstap naar Office365 niet noodzakelijk

Zorginstellingen kunnen gewoon hun bestaande Office-producten blijven gebruiken. Hoewel Microsoft en haar partners de zorgsector graag zien overstappen naar Office365, is er geen enkele haast om dat ook daadwerkelijk te doen. Volgens Marc Stuifzand, voorzitter van de Raad van Bestuur bij de onafhankelijke software- en licentie-expert LCxp, hebben zorginstellingen alle tijd om weloverwogen in software te investeren.

De afgelopen jaren waren er talloze berichten in de media te lezen over het beëindigen van de ondersteuning van Microsoft op Office-pakketten in combinatie met cloudservices. “Die berichten hebben ervoor gezorgd dat veel organisaties alvast zijn overgestapt naar Office365. En dat is precies wat Microsoft en haar partners natuurlijk graag willen: zoveel mogelijk nieuwe licenties verkopen”, legt Stuifzand uit.  

Soep wordt niet zo heet gegeten

LCxp heeft onder andere veel zorgorganisaties als klant en merkt een bepaalde onrust door deze berichten. Maar de soep wordt niet zo heet gegeten als hij wordt opgediend, zegt de licentie-expert van LCxp. “Het is normaal dat er zo’n tien jaar ondersteuning wordt gegeven op softwarepakketten en als je kijkt naar Office 2010 en 2013 dan is die ondersteuning en doorontwikkeling nu zo ongeveer gestopt. Dat betekent niet dat deze pakketten ineens niet meer werken, maar alleen dat er geen nieuwe functionaliteiten meer worden uitgeleverd.” Hij wijst erop dat Office 2010 en 2013 de voorlopers zijn van de 2016- en 2019-versies van het product. Op de supportwebsite van Microsoft staat uitgelegd dat wanneer organisaties deze verouderde versies blijven gebruiken, ze de kans lopen op performance- en securityproblemen. “Maar dat is evident voor álle verouderde software waarmee je werkt”, stelt Stuifzand.

Bangmakerij

Waar zorgorganisaties vaak over minder budget beschikken dan het bedrijfsleven, moet vaak gekozen worden tussen investeren in ICT en investeren in zorg aan het bed. LCxp stond aan de wieg van het idee dat Office-software door zorginstellingen ook tweedehands kan worden aangeschaft. “Dat is natuurlijk tegen het zere been van Microsoft en zijn partners”, zegt Stuifzand. “Maar ondanks alle berichten met bangmakerij over het eindigen van ondersteuning, is dit voor onder andere ziekenhuizen nog steeds een heel goed alternatief dat overwogen moet worden.”

Ziekenhuizen zijn wél innovatief

Stuifzand ziet dat ziekenhuizen vaak onterecht worden weggezet als niet-innovatief. “Wij zien juist dat ziekenhuizen vaak heel ambitieus zijn, maar de stap niet altijd kúnnen maken. Zo hebben grote leveranciers van EPD-software nog niet al hun pakketten in een SaaS-model beschikbaar. De Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen, de NVZ,  is bovendien al een tijd met Microsoft in gesprek om verwerkersovereenkomsten af te spreken”, zegt Stuifzand. Die verwerkersovereenkomsten zijn verplicht onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en regelen beveiliging en aansprakelijkheid rondom persoonsgegevens wanneer die worden opgeslagen in cloudservices van Microsoft. “Microsoft heeft daarvoor standaard voorwaarden opgenomen, maar die gaan volgens de ziekenhuizen niet ver genoeg. Dat is een belangrijke reden waarom ziekenhuizen nog niet met Exchange Online werken bijvoorbeeld.”

Niet aan de orde

Dat oude software op een gegeven moment niet meer ondersteund wordt, is logisch, zegt de LCxp-expert. “En dat er dan mogelijk security- en performance issues kunnen ontstaan, ook. Let wel, de nadruk ligt op kúnnen.” Volgens Microsoft stopt de ondersteuning van Office 2016 en Office 2019 in combinatie met cloudservices in oktober 2023. Maar Stuifzand vindt dit geen reden voor ziekenhuizen om nu overhaast over te stappen naar Office365. “Volgens het artikel op de supportsite van Microsoft kunnen er na oktober 2023 performanceproblemen ontstaan met Exchange Online, SharePoint Online en Onedrive. Daar kun je snel van in de stress schieten, maar dit zijn cloudservices waar de meeste ziekenhuizen juist nog geen gebruik van maken, om de simpele redenen die ik hiervoor schetste: de verwerkersovereenkomsten schieten nog te kort en veel andere ziekenhuissoftware is nog niet uit de cloud beschikbaar.”

Geen haast

Ziekenhuizen kunnen dicht bij zichzelf blijven en hoeven geen overhaaste beslissingen te maken, drukt Stuifzand ze op het hart. “Laat je niet gek maken of in een hoek duwen om keuzes te maken die niet de haast hebben die de leverancier pretendeert. Investeer slim. Je Office 2016 en Office 2019 producten blijven na oktober 2023 gewoon werken, ook in combinatie met cloudservices.”